Kỹ năng xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, việc đầu tiên mà người phụ trách nào cũng làm có lẽ là xây dựng một bản sự kiện. Với 70% chiếm trong sự thành công, bản kế hoạch đá chứng mình tại sao người làm sự kiện phải chuẩn bị nó thật tốt. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm 10 năm hoạt động của chúng tôi sẽ mách bạn một vài điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.


>>> Xem thêm : băng rôn khai trương – Bỏ túi kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện. Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.



Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó. Thông điệp sẽ càng có sức ảnh hưởng hơn nếu nó được tổ chức vào những ngày đặc biệt, ví dụ các ngày lễ tết những sự kiện truyền tải thông điệp đoàn viên, tình yêu thương sẽ dễ dàng lan tỏa trong nhiều người hơn.


Đối với những dữ liệu đã thu thập được qua các bước phía trên chúng ta đã có thể bắt đầu lập chương trình tổ chức nhằm hướng đến các mục tiêu và truyền tải thông điệp đã vạch sẵn. Vì chương trình sẽ gồm nhiều phần khác nhau như giải trí, giao lưu khách hàng,.. nên chuẩn bị thật kỹ để tránh sai sót đáng tiếc. Người Việt Nam thường không phổ biến thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng cho các sự kiện hay dự định mình làm sắp tới, thói quen này cũng là nguyên nhân khiến các sự kiện tổ chức thất bại. Theo những chuyên gia sự kiện, bản kế hoạch thật sự rất quan trọng, 70% sự thành công của sự kiện chính là bắt nguồn từ đây.


>>> Xem thêm : tổ chức sự kiện nha trang – Mách bạn bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Leave a Reply